Een zachte bestuurlijke overdracht

Omschrijving

Een wisseling van de wacht klinkt vaak zo simpel: er vertrekt iemand, er komt iemand voor in de plaats en de organisatie draait weer verder. In de praktijk werkt het zelden zo eenvoudig. Wie jarenlang bestuurder is, weeft ook onzichtbare draden door de organisatie. Draden van vertrouwen, gedeelde geschiedenis en informele kennis, die je niet zomaar even kan doorknippen.

Hanneke Beijer, die in april 2025 promoveerde op bestuurswisselingen in de Nederlandse ziekenhuizen, noemt bestuurswisseling een stresstest voor elke organisatie. Verschillen in visies en verwachtingen komen aan de oppervlakte, net als de staat van de onderlinge verhoudingen. Dat is normaal en zelfs gewenst: een nieuwe bestuurder brengt tenslotte een eigen stijl en eigen keuzes mee. Maar als dit onzorgvuldig gebeurt, kan dit de organisatie onnodig veel schade brengen.

Hanneke Beijer pleit ervoor om bestuurswisselingen niet te behandelen als losstaande HR-momenten, maar als een kans voor reflectie. ‘Het moment van wisseling is ideaal voor bezinning. Tijd nemen om na te denken over de koers, de topstructuur en patronen kan veel opleveren.’ Dat vereist wel een zorgzame overdracht:
• de vertrekkende bestuurder laat los, maar blijft indien nodig beschikbaar als bedding.
• de nieuwe bestuurder krijgt ruimte, maar respecteert de wortels.
• teams krijgen tijd om zich te hechten aan nieuw leiderschap zonder koersverlies.
• de raad van toezicht bewaakt niet alleen het cv, maar ook de ziel van de organisatie.

Organisatiekundige Joost Kampen waarschuwt er al jaren voor: organisaties kunnen net als gezinnen ‘verwaarlozen’ als er geen gedragen leiderschap is. Wie na tientallen jaren vertrekt zonder overdracht laat een vacuüm achter. Informele netwerken verdampen, vertrouwen brokkelt af, medewerkers raken de koers kwijt. Kampen trekt de parallel met gezinnen: als ouders niet goed samenwerken of zomaar verdwijnen, heeft dat enorme impact op kinderen. In organisaties werkt het niet anders voor medewerkers. Een slechte overdracht is daarmee geen klein risico, maar een structurele kostenpost. Uitval, verloop, mislukte verandertrajecten en wantrouwen zijn dure reparaties voor iets wat je vooraf met aandacht en rituelen kunt voorkomen.

Een strategisch ritueel 
‘Na 35 jaar Groot Rotterdam verlaten was niet eenvoudig, daar ben ik eerlijk over’, vertelt Els Maasdam. ‘Ik begon ooit met één kinderdagverblijf in Rotter- dam-Zuid. Met veel inzet en een geweldig team groeide dat uit tot 180 locaties met kinderopvang, schoolmaatschappelijk werk, jongerenwerk en zo’n 1500 collega’s. Zo’n organisatie voelt uiteindelijk als een soort kind en gezin. Hoe laat je dat los?’

Toch was op 5 juni 2024 het moment daar. Tijdens een gezamenlijke studiedag presenteerde Els de koers voor de komende jaren en deed zij, in het bijzijn van alle collega’s en partners, de symbolische overdracht aan Claudia Doesburg. Claudia kreeg een tas mee, gevuld met de strategische plannen en de nieuwe naam van de organisatie. ‘Achteraf kun je dat zien als een belangrijk ritueel’, zegt Claudia. ‘Ik kreeg het stokje echt vergedragen en kon me meteen voorstellen.’
Een paar maanden voor haar formele komst als bestuurder kreeg zij de gelegenheid om mee te denken bij het vormgeven van de strategische koers en de 
uitwerkingen en met de nieuwe naam van de organisatie. ‘Het was me duidelijk dat er nog veel werk verzet moest worden, maar dat ik in grote schoenen stapte. Alles stap voor stap doen gaf rust en dat is belangrijk, want een bestuurswissel brengt vaak spanning met zich mee.’

[Koop/download hele artikel om alles te lezen]